Archiwum
Moduł Archiwum umożliwia archiwizację dokumentu w dowolnych formacie, umożliwia jego łatwe odszukanie oraz szybkie przejście do pliku powiązanego.
Zapis plików jako obrazów w bazie SQL pozwala na zabezpieczenie ich przed utratą i niekontrolowanym dostępem (backupy, system uprawnień).
- Struktura :
- Podział na dowolne Repozytoria
- Możliwość podziału Archiwum na część podręczną i część historyczną
- Zapis części plików w formacie JSON celem optymalizacji działania
- Obsługa wielu baz – możliwość utworzenia Centrum Usług Wspólnych dla grupy firm i archiwizacja plików każdej z firm w osobnej bazie
- Możliwość wykorzystania dowolnej bazy danych w tym baz darmowych (MS SQL, MySQL, PostreSQL)
- Ochrona przed skasowaniem pliku przed upływem okresu jego archiwizacji
- Przeszukiwanie :
- Ustawienia widoczności i kolejności kolumn
- Sortowanie i wyszukiwanie po wartościach w kolumnach
- Wyszukiwanie zaawansowane z możliwością zapisania warunków jako Filtra
- Filtry systemowe (możliwość kastomizacji)
- Wyszukiwanie po polach użytkownika
- Przy integracji z FK, wyszukiwanie po numerze nadanym przez ten system
- Możliwość uzyskiwania informacji na temat lokalizacji dokumentu papierowego (własne pole)
- Dodawanie plików :
- Automatyczne kierowanie dokumentów do właściwych Repozytoriów zależnie od:
- ustawień ścieżki workflow (punkt końcowy obiegu)
- ustawień HotFolderu (nasłuchiwanie i masowe przenoszenie plików z określonej lokalizacji)
- Dodawanie ręczne
- Obsługa załączników otrzymanych wraz z dokumentem lub dodanych w trakcie obiegu
- Możliwość archiwizacji również treści wiadomości e-mail
- Archiwizacja opisu pliku i historii obiegu
- Obsługa aneksów (w tym dołączanie aneksów zgodnie z wytycznymi z pliku excel)
- Możliwość automatycznego podpinania wygenerowanych przez system FK plików dekretacji
- Obsługa plików w dowolnych formatach (w tym nietypowych)
- Obsługa plików z Elektronicznym Podpisem Kwalifikowanym
- Archiwizacja plików wysyłanych jako wydruk (np. faktur sprzedaży)
- Archiwizacja EDI :
- archiwizacja pliku źródłowego
- wizualizacja do PDF tworzona w locie
- Możliwość eksportu wybranych plików :
- Pojedynczo lub masowo
- Zapis plików zgodnie ze strukturą folderów/podfolderów - rok/miesiąc
- Eksport plików z załącznikami/aneksami (np. z dekretami) lub bez
- Zapis eksportowanego pliku jako PDF w dowolnej lokalizacji
- Archiwizacja grup plików:
- archiwizacja całej grupy plików (pilnowanie kompletności dokumentacji)
- ustawianie wspólnego pola dla grupy (np. sprawa nr)
- linkowanie plików między Repozytoriami (przy plikach archiwizowanych osobno)
- podgląd pliku A z poziomu powiązanego pliku B
- Dodawanie komentarzy do plików zarchiwizowanych
System pilnuje kompletności dokumentacji i umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu.
Każdy dokument (formularz delegacji, wniosek o zaliczkę, faktury) może być łączony z innym dzięki czemu uzyskujemy łatwy dostęp na dokumentu A nie tylko z listy dokumentów A ale również z poziomu połączonego z nim dokumentu
Przykładowy wygląd Archiwum :
Zaawansowane filtrowanie :
Łączenie dokumentów - przejście z poziomu podglądu dokumentu na obiekty z nim powiązane (np. z widoku Faktury na Zgłoszenia zapotrzebowania / Zamówienia widoczne na liniach kosztowych faktury)
Przykładowy Aneks - dekret wygenerowany przez FK podpinany automatycznie po zamknięciu każdego miesiąca
Wizualizacja EDI do PDF :
Full Text Search działa wyłącznie z bazą MS SQL.
Widoczność poszczególnych dokumentów lub typów dokumentów zależy od uprawnień zalogowanego użytkownika
Możliwe jest ustawienie uprawnień do podglądu dokumentów na "tak" ale ukrycie wartości wybranych pól formularza i podglądu na skany
Funkcja Full Text Search pozwoli szybko odnaleźć w Archiwum dowolny dokument
O dostosowaniu widoczności kolumn i tworzeniu filtrów przeczytasz w rozdziale Kreator widoków i definiowalne filtry.
System umożliwia szybkie uzyskanie potrzebnych informacji dzięki:
- modyfikowalnym Widokom Osobistym
- Dashboardom
- wyszukiwaniu danych po dowolnych polach lub po fragmencie tekstu
- sortowaniu po jednej lub wielu kolumnach
- wartościach min., max., sumowaniu, zliczaniu
- definiowalnym filtrom
Modyfikować Widoki Osobiste można poprzez:
- dodawaniu/ usuwaniu/ zmianę kolejności kolumn
- grupowaniu po wybranych wartościach
- ustawieniu kolejności sortowania
- ograniczaniu wyświetlanych informacji za pomocą filtrów.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create help files for the Qt Help Framework