Moduł Archiwum umożliwia archiwizację dokumentu w dowolnych formacie, umożliwia jego łatwe odszukanie oraz szybkie przejście do pliku powiązanego.

Zapis plików jako obrazów w bazie SQL pozwala na zabezpieczenie ich przed utratą i niekontrolowanym dostępem (backupy, system uprawnień).

  • Struktura :
  • Podział na dowolne Repozytoria
  • Możliwość podziału Archiwum na część podręczną i część historyczną
  • Zapis części plików w formacie JSON celem optymalizacji działania
  • Obsługa wielu baz – możliwość utworzenia Centrum Usług Wspólnych dla grupy firm i archiwizacja plików każdej z firm w osobnej bazie
  • Możliwość wykorzystania dowolnej bazy danych w tym baz darmowych (MS SQL, MySQL, PostreSQL)
  • Ochrona przed skasowaniem pliku przed upływem okresu jego archiwizacji
  • Przeszukiwanie :
  • Ustawienia widoczności i kolejności kolumn
  • Sortowanie i wyszukiwanie po wartościach w kolumnach
  • Wyszukiwanie zaawansowane z możliwością zapisania warunków jako Filtra
  • Filtry systemowe (możliwość kastomizacji)
  • Wyszukiwanie po polach użytkownika
  • Przy integracji z FK, wyszukiwanie po numerze nadanym przez ten system
  • Możliwość uzyskiwania informacji na temat lokalizacji dokumentu papierowego (własne pole)
  • Dodawanie plików :
  • Automatyczne kierowanie dokumentów do właściwych Repozytoriów zależnie od:

- ustawień ścieżki workflow (punkt końcowy obiegu)

- ustawień HotFolderu (nasłuchiwanie i masowe przenoszenie plików z określonej lokalizacji)

  • Dodawanie ręczne
  • Obsługa załączników otrzymanych wraz z dokumentem lub dodanych w trakcie obiegu
  • Możliwość archiwizacji również treści wiadomości e-mail
  • Archiwizacja opisu pliku i historii obiegu
  • Obsługa aneksów (w tym dołączanie aneksów zgodnie z wytycznymi z pliku excel)
  • Możliwość automatycznego podpinania wygenerowanych przez system FK plików dekretacji
  • Obsługa plików w dowolnych formatach (w tym nietypowych)
  • Obsługa plików z Elektronicznym Podpisem Kwalifikowanym
  • Archiwizacja plików wysyłanych jako wydruk (np. faktur sprzedaży)
  • Archiwizacja EDI :

- archiwizacja pliku źródłowego

- wizualizacja do PDF tworzona w locie

  • Możliwość eksportu wybranych plików :
  • Pojedynczo lub masowo
  • Zapis plików zgodnie ze strukturą folderów/podfolderów - rok/miesiąc
  • Eksport plików z załącznikami/aneksami (np. z dekretami) lub bez
  • Zapis eksportowanego pliku jako PDF w dowolnej lokalizacji
  • Archiwizacja grup plików:
  • archiwizacja całej grupy plików (pilnowanie kompletności dokumentacji)
  • ustawianie wspólnego pola dla grupy (np. sprawa nr)
  • linkowanie plików między Repozytoriami (przy plikach archiwizowanych osobno)
  • podgląd pliku A z poziomu powiązanego pliku B
  • Dodawanie komentarzy do plików zarchiwizowanych

System pilnuje kompletności dokumentacji i umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu.
Każdy dokument (formularz delegacji, wniosek o zaliczkę, faktury) może być łączony z innym dzięki czemu uzyskujemy łatwy dostęp na dokumentu A nie tylko z listy dokumentów A ale również z poziomu połączonego z nim dokumentu

Przykładowy wygląd Archiwum :


Zaawansowane filtrowanie :


Łączenie dokumentów - przejście z poziomu podglądu dokumentu na obiekty z nim powiązane (np. z widoku Faktury na Zgłoszenia zapotrzebowania / Zamówienia widoczne na liniach kosztowych faktury)


Przykładowy Aneks - dekret wygenerowany przez FK podpinany automatycznie po zamknięciu każdego miesiąca


Wizualizacja EDI do  PDF :


Full Text Search działa wyłącznie z bazą MS SQL.

Widoczność poszczególnych dokumentów lub typów dokumentów zależy od uprawnień zalogowanego użytkownika

Możliwe jest ustawienie uprawnień do podglądu dokumentów na "tak" ale ukrycie wartości wybranych pól formularza i podglądu na skany

Funkcja Full Text Search pozwoli szybko odnaleźć w Archiwum dowolny dokument

O dostosowaniu widoczności kolumn i tworzeniu filtrów przeczytasz w rozdziale Kreator widoków i definiowalne filtry.





















System umożliwia szybkie uzyskanie potrzebnych informacji dzięki:

- modyfikowalnym Widokom Osobistym
- Dashboardom
- wyszukiwaniu danych po dowolnych polach lub po fragmencie tekstu
- sortowaniu po jednej lub wielu kolumnach
- wartościach min., max., sumowaniu, zliczaniu
- definiowalnym filtrom

Modyfikować Widoki Osobiste można poprzez:

- dodawaniu/ usuwaniu/ zmianę kolejności kolumn
- grupowaniu po wybranych wartościach
- ustawieniu kolejności sortowania
- ograniczaniu wyświetlanych informacji za pomocą filtrów.


Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create help files for the Qt Help Framework