Wykorzystanie E-formularzy PDF ogranicza koszty - zmniejsza ilość potrzebnych licencji dostępowych (do systemu i do bazy SQL) i ilość szkoleń dla pracowników oraz ułatwia administratorowi zarządzanie systemem ponieważ zmniejsza ilość ról, użytkowników i haseł. Ponad to przyspiesza pracę i automatyzuje wiele procesów pozwalając na zainicjowanie procesu przez kontrahenta (np. przesłanie zgłoszenia może nie tylko utworzyć nowy rekord na liście reklamacji ale również zadanie dla grupy osób z określonym priorytetem i datą wykonania oraz mail powiadamiający określone osoby (np. kierownika działu i opiekuna klienta) i samego nadawcę o fakcie zarejestrowania zgłoszenia.

  • Zasada działania E-Formularzy PDF jest podobna do działania E-Deklaracji PIT.
  • E-Formularze PDF mogą zostać umieszczony na stronie firmy lub w innym miejscu, celem ich udostępnienia dla pracowników i kontrahentów.
  • Umożliwiają zainicjowanie procesu bez potrzeby logowania się do systemu. Dzięki temu dokument (np. wniosek urlopowy, ankietę, reklamację) może przesłać osoba, która nie ma dostępu do INGENES.E-Dokument (np. pracownik produkcyjny, klient itp.)
  • Każdy E-Formularz PDF jest skorelowany z właściwym Rejestrem. Na podstawie otrzymanego, wypełnionego E-Formularza system utworzy nowy rekord na danej liście (np. nową sprawę dot. reklamacji). Ekstrakcja danych z E-Formularzy nie wymaga stosowania zaawansowanych narzędzi OCR.
  • Można również utworzyć witrynę działającą podobnie jak E-Formularze ale należy określić możliwość potwierdzenia tożsamości.
  • W przypadku przesyłania E-Formularzy mailowo system sprawdza adres e-mail nadawcy i określa czy znajduje się on w bazie. Może również weryfikować czy pasuje on do danych zawartych w formularzu.
  • Na podstawie danych wpisanych w poszczególne pola formularza oraz adresu e-mail nadawcy system ustala kolejne osoby procesu, które będą miały dostęp do rekordu z poziomu aplikacji Winforms i Web.
  • Obieg dla danego obiektu zdefiniować można jako szeregowy (kilka osób po kolei), równoległy (kilka osób niezależnie od siebie) lub jako stos (dowolna osoba z grupy).
  • Stworzenie nowych E-Formularzy nie wymaga angażowania sił IT. Ingenes dostarcza do tego celu łatwe w obsłudze narzędzie.
  • Z danych zawartych w E-Formularzu możliwe jest tworzenie dowolnych Raportów (np. dane z ankiet powtarzanych do kwartał w ujęciu kilku lat).


E-formularze mogą być wykorzystywane bardzo szeroko i do dowolnych zastosowań.

Przykłady  zastosowania :

  • Wniosek o zaliczkę
  • Formularz delegacji pracowniczej
  • Wniosek urlopowy
  • Zapotrzebowanie zakupu
  • Raport z wizyty handlowca
  • Formularz reklamacji
  • Badanie satysfakcji klienta
  • Zgoda na e-Fakturę
  • Zgłoszenie wypadku przy pracy
  • Protokół odbioru usługi
  • Protokół badania jakościowego
  • Wniosek o nadanie uprawnień
  • Zgłoszenie usterki
  • ...




Zobacz również moduł RODO gdzie można kontrolować dostęp nie tylko do danych elektronicznych INGENES.E-Dokument i systemu ERP
ale również ewidencjonować uprawnienia do innych baz danych (w tym baz gdzie dane osobowe przetwarzane są w formie papierowej).

Zobacz jak może wyglądać Raport z danych z ankiet i jakie możliwości daje system w zakresie tworzenia Raportów

Najpopularniejszym procesem z zastosowaniem E-Formularzy jest obieg Wniosków urlopowych



Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation