System umożliwia składanie, akceptację i archiwizację Wniosków Urlopowych.

  • Wniosek można złożyć poprzez :

        a)   formularz Winforms

        b)   przeglądarkę z wykorzystaniem interfejsu Web (logowanie osobiste lub portal pracowniczy)

        c)   urządzenie mobilne

        d)   wypełnienie E-formularza PDF i przesłanie go mailowo na wskazany adres (np. urlopy@nazwafirmy.pl)

  • Wygląd każdego z powyższych formularzy może ulegać zmianom (np. dodanie pola "odbiór za dzień")
  • Osoby mające dostęp do systemu mogą składać wnioski urlopowe klasycznie, pozostałe drogą mailową.
  • Jeżeli jest taka potrzeba w imieniu niektórych pracowników formularz może wypełnić osoba uprawniona (pracownik administracji, przełożony).
  • Niezależnie od tego w jakiej formie wypełniony został formularz trafia on na standardową listę wniosków urlopowych w systemie (na etap "wprowadzony" obiegu ustalonego dla wniosków urlopowych) i będzie procesowany zgodnie ze schematem ścieżki.
  • Po zaczytaniu maila z E-formularzem PDF w systemie powstaje nowy rekord a pola zostają zmapowane.
  • Przełożony osoby składającej wniosek może być ujęty w formularzu lub ustalany automatycznie przez system.
  • Możliwe jest prowadzenie bazy adresów mailowych z których mogą przychodzić E-formularze PDF wniosków urlopowych
  • Istnieje możliwość wykorzystania Active Directory oraz baz zawierających informacje na temat struktury organizacyjnej firmy.
  • Integracja z systemem HR pozwala na sprawdzenie dostępnych dni urlopu przed otrzymaniem wniosku przez osobę akceptującą.
  • Informacje na temat dni urlopowych może również przechowywać sam E-Dokument i automatycznie odliczać dni wykorzystane.
  • W przypadku odrzucenia wniosku przez system informacje o tym otrzymuje osoba składająca i opcjonalnie inne wskazane osoby.
  • Akceptacja jest możliwa zarówno z poziomu aplikacji Winforms jak i Web.
  • Dla osoby akceptującej może zostać wygenerowane Zadanie akceptacji lub mail zawierający unikalny link do właściwego dokumentu. Opcjonalnie możliwe są również powiadomienia sms.
  • Do osoby składającej wniosek zostaje wygenerowane automatyczne powiadomienie o akceptacji bądź odrzuceniu wniosku.
  • Status dokumentu jest widoczny jest na liście wniosków. Widoczność dokumentu na liście zależy od uprawnień użytkownika.
  • Nieobecności mogą być przedstawiane na kalendarzu systemowym lub kalendarzach zintegrowanych (z poza systemu)
  • Dostępny jest widok osobisty jak również widok zbiorczy. Właściwe zdefiniowanie filtrów pozwala stworzyć widoki dla menadżerów.
  • Zależnie od wybranego modelu, baza systemu HR może być aktualizowana automatycznie przez usługę systemu lub ręcznie przez pracownika działu HR. Fakt aktualizacji danych jest odnotowywany w INGENES.E-Dokument.
  • Można również zdefiniować okresowe (np. co m-c) powiadomienia mailowe o wykorzystanym i dostępnych limicie urlopowym lub zaprojektować portal dla pracowników
  • Wszystkie wnioski urlopowe mogą być archiwizowane przez określony czas wraz z historia ich obiegu.

Przykładowy widok karty pracownika :



Zobacz wygląd kalendarzy w wersji Winforms i Web

Dowiedz się więcej na temat E-formularzy PDF

Być może zainteresuje Cię również Rejestracja czasu pracy.









Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create help files for the Qt Help Framework