Zamówienia/Zakupy
Formularz Zamówienia może być wypełniany przez pracownika działu zakupu lub poprzedzony zbieraniem Zgłoszeń Zapotrzebowania.
Każde uzupełnione Zgłoszenie zapotrzebowania po zaakceptowaniu może być przekonwertowane do Zamówienia w relacji:
- 1 : 1 - Z jednego formularza Zgłoszenia zapotrzebowania tworzone jest wprost Zamówienie bez ingerencji pracownika działu zakupów
- n : 1 - Zgłoszenia zapotrzebowania stanowią poszczególne pozycje Zamówienia dzięki czemu Zgłoszenia zapotrzebowania z różnych działów mogą być grupowane i przesyłane do dostawcy w formie jednego Zamówienia.
Wysyłka Zamówień
Każdy towar lub usługa może mieć wskazanego domyślnego dostawcę lub określoną grupę dostawców dzięki czemu ograniczona zostaje praca działu zakupów związana z wyszukiwaniem adresów mailowych na które wysłać należy Zamówienie. Funkcja jest szczególnie przydatna gdy zakup wymaga zebrania ofert, a więc wiąże się z wysyłką Zapytań do wielu potencjalnych dostawców towaru lub usługi.
Wysyłka dostępna jest z poziomu karty Zamówienia.
Widoki i wydruki
- Formularz może być wydrukowany. Wygląd wydruku lub pliku PDF można zdefiniować w Kreatorze wydruków.
- Wydrukować można również całą listę.
- System pozwala na zdefiniowanie widoków wskazujących określone Zamówienia (np. "W akceptacji" lub "Do odbioru")
- Widoczność rekordów zależy od uprawnień zalogowanego użytkownika np. pracownik działu marketingu widzi tylko rekordy które go dotyczą,
a pracownik działu zakupu widzi wszystkie zaakceptowane Zgłoszenia Zapotrzebowania z których powinien utworzyć Zamówienia oraz wszystkie Zamówienia) - Dodatkowo kolorami wyróżniać można określone rekordy np. posiadające status "Do odbioru" a do osoby która przesłała Zgłoszenie zapotrzebowania na dany towar/usługę może automatycznie zostać wygenerowany e-mail powiadamiający że należy zgłosić się do działu zakupu.
Łączenie z fakturami
- Spływające faktury zakupu mogą być automatycznie lub ręcznie przyporządkowywane do właściwych Zamówień.
- Przy próbie przyporządkowania system będzie ograniczał listę dostępnym pozycji do pozycji z Zamówień skierowanych do dostawcy którego NIP widnieje na fakturze oraz Zamówień na określonym etapie ścieżki obiegu (np. "Do odbioru")
- System porównuje sumę kwot przyporządkowanych do faktury pozycji Zamówienia z kwotą z faktury. Administrator systemu może określić zakres tolerancji - różnicy kwot pomiędzy kwotą planowaną a faktyczną. W przypadku wybrania zerowego zakresu tolerancji wartości będą musiały być identyczne. Administrator może określić zachowanie systemu w przypadku rozbieżności większej niż zakładana (np. wymagana dodatkowa akceptacja faktury)
O kolorowaniu rekordów przeczytasz w rozdziale Definiowanie wyróżniania
Na temat automatycznego łączenia dokumentów przeczytasz w rozdziale Dokumenty przychodzące
Wysyłka dokumentów z poziomu systemu opisana jest w rozdziale Dokumenty wychodzące
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites