Formularz Zamówienia może być wypełniany przez pracownika działu zakupu lub poprzedzony zbieraniem Zgłoszeń Zapotrzebowania.

Każde uzupełnione Zgłoszenie zapotrzebowania po zaakceptowaniu może być przekonwertowane do Zamówienia w relacji:

  • 1 : 1  -  Z jednego formularza Zgłoszenia zapotrzebowania tworzone jest wprost Zamówienie bez ingerencji pracownika działu zakupów
  • n : 1  -  Zgłoszenia zapotrzebowania stanowią poszczególne pozycje Zamówienia dzięki czemu Zgłoszenia zapotrzebowania z różnych działów mogą być grupowane i przesyłane do dostawcy w formie jednego Zamówienia.


Wysyłka Zamówień

Każdy towar lub usługa może mieć wskazanego domyślnego dostawcę lub określoną grupę dostawców dzięki czemu ograniczona zostaje praca działu zakupów związana z wyszukiwaniem adresów mailowych na które wysłać należy Zamówienie. Funkcja jest szczególnie przydatna gdy zakup wymaga zebrania ofert, a więc wiąże się z wysyłką Zapytań do wielu potencjalnych dostawców towaru lub usługi.

Wysyłka dostępna jest z poziomu karty Zamówienia.


Widoki i wydruki

  • Formularz może być wydrukowany. Wygląd wydruku lub pliku PDF można zdefiniować w Kreatorze wydruków.
  • Wydrukować można również całą listę.
  • System pozwala na zdefiniowanie widoków wskazujących określone Zamówienia (np. "W akceptacji" lub "Do odbioru")
  • Widoczność rekordów zależy od uprawnień zalogowanego użytkownika np. pracownik działu marketingu widzi tylko rekordy które go dotyczą,
    a pracownik działu zakupu widzi wszystkie zaakceptowane Zgłoszenia Zapotrzebowania z których powinien utworzyć Zamówienia oraz wszystkie Zamówienia)
  • Dodatkowo kolorami wyróżniać można określone rekordy np. posiadające status "Do odbioru" a do osoby która przesłała Zgłoszenie zapotrzebowania na dany towar/usługę może automatycznie zostać wygenerowany e-mail powiadamiający że należy zgłosić się do działu zakupu.


Łączenie z fakturami

  • Spływające faktury zakupu mogą być automatycznie lub ręcznie przyporządkowywane do właściwych Zamówień.
  • Przy próbie przyporządkowania system będzie ograniczał listę dostępnym pozycji do pozycji z Zamówień skierowanych do dostawcy którego NIP widnieje na fakturze oraz Zamówień na określonym etapie ścieżki obiegu (np. "Do odbioru")
  • System porównuje sumę kwot przyporządkowanych do faktury pozycji Zamówienia z kwotą z faktury. Administrator systemu może określić zakres tolerancji - różnicy kwot pomiędzy kwotą planowaną a faktyczną. W przypadku wybrania zerowego zakresu tolerancji wartości będą musiały być identyczne. Administrator może określić zachowanie systemu w przypadku rozbieżności większej niż zakładana (np. wymagana dodatkowa akceptacja faktury)


O kolorowaniu rekordów przeczytasz w rozdziale Definiowanie wyróżniania

Na temat automatycznego łączenia dokumentów przeczytasz w rozdziale Dokumenty przychodzące

Wysyłka dokumentów z poziomu systemu opisana jest w rozdziale Dokumenty wychodzące

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites